Piszesz e-maile po angielsku?
Mały poradnik który w codzienności polskiej też powinno się stosować
Piszesz e-maile po angielsku? Nie popełniaj tych błędów
Patrick Ney
Przyjechałem do Polski z Wielkiej Brytanii w 2010 r. i szybko zorientowałem się, że polska kultura biznesowa bardzo różni się od brytyjskiej. Sztuka pisania e-maili to dla Brytyjczyków ważny element budowania relacji z kolegami lub klientami. Tymczasem, korespondując z Polakami, zauważyłem, że robią bardzo dużo błędów, kiedy piszą po angielsku.
Oto 8 przykładów, pokazujących grzechy Polaków, które popełniają, kiedy piszą do biznesowych partnerów po angielsku.
1. Pozdrowienia z XIX wieku
Szanowny Panie Prezesie, nie jesteśmy na XIX-wiecznym balu, Anglicy nie przywiązują wagi do tytułów nawet w formalnej korespondencji…
W większości przypadków, jeśli już spotkaliśmy się twarzą w twarz, wystarczy, a nawet przyjemniej jest, gdy rozpoczniecie maila od zwykłego: „Hi Tom”, a nawet „Tom”. Jeżeli nie spotkaliśmy się i mail jest pierwszą formą kontaktu, wystarczy napisać: „Dear Tom”.
Polacy stosują przeróżne formy, pojawia się i „Dear Mr Tom” i „Dear Sir”. Ta druga jest jednak zbyt formalna i staromodna. Jeszcze gorzej, gdy na początku w ogóle nie pojawia się imię. My, Anglicy, odbieramy to jako coś niemiłego. Jeśli widzimy maila zaczynającego się od „Dear Tom Smith” od razu traktujemy go jak spam, bo takiej formy często używają właśnie spamerzy.
2. Brak imienia przy pożegnaniu
Od lat zwracam na to uwagę wszystkim polskim kolegom, z którymi pracuję. Błagam was – jeśli piszecie maila w języku angielskim, dodajcie proszę imię nad stopką. Stopka to stopka. Nieodłączna część e-maila, ale bezduszna, bo oficjalna i dołączana automatycznie. Imię na końcu wiadomości jest bardzo ważnym elementem korespondencji. Nieraz spotykałem się z sytuacją, gdy Anglicy pytali mnie czy coś poszło nie tak i wskazywali na maila bez imienia na końcu, z samą stopką. Mówili, że spotkanie biznesowe było przecież udane, a mail w ogóle tego nie odzwierciedla.
Prawidłowa wiadomość wygląda tak:
Tom
Thank you for your proposal, we’ll reply to you soon.
Jan
Ale nigdy, powtarzam nigdy, nie może wyglądać tak:
Tom
Thank you for your proposal, we’ll reply to you soon.
Jan Kowalski
KowalPol Sp. z o.o.
3. Z maila wieje chłodem
Polacy są chyba przekonani, że jeśli e-mail dotyczy kwestii biznesowych, powinien być napisany w sztywnym stylu, pozbawionym emocji i z wykorzystaniem jak najmniejszej liczby słów. Jest dokładnie odwrotnie. W biznesie ludzie kupują od ludzi, których lubią, nie od takiej osoby, która pisze maile przypominające nekrologi.
Tom
I hope you enjoyed the visit to KowalPol and the dinner, it was a pleasure to show you round my home city. Thanks very much for your proposal, I look forward to reading it and will reply to you soon.
Jan
To 31 słów więcej niż w poprzednim przykładzie, ale gigantyczna różnica w stylu i zupełnie inne wrażenie, jakie taki email pozostawia. Jeżeli myślicie, że taka wiadomość sugeruje naszemu partnerowi np. że zgodzimy się na wszystkie zaprezentowane przez niego warunki, bez obaw. Jeśli w kolejnym mailu chcemy zrezygnować z dalszej współpracy, czy oferty to możemy to zrobić. W tak napisanym mailu, jak ten powyżej nic nie obiecujemy. Jedna osoba pisze do drugiej. To informacja podsumowująca wizytę. Nic więcej. Bardzo polecam pisać maile, w których okazujecie troszkę emocji.
4. Wysyłanie załączników bez informacji, że je wysyłamy
Bardzo często zdarza się, że Polacy wysyłają pliki lub załączniki bez żadnego kontekstu, lub w ogóle bez treści. My, Anglicy, w takiej sytuacji zawsze dodajemy jakąś informację, na przykład:
Tom
Here’s the file we discussed.
Jan
5. Odpowiadanie jednej osobie zamiast wszystkim dołączonym do korespondencji
To wywołuje chyba moją największą frustrację. Nie wiem dlaczego, ale bardzo często zdarza się, że Polacy odpowiadają tylko jednej osobie. Na przykład Jan odpowiada na e-mail Toma, ale pomija wszystkich innych, których Tom dołączył do korespondencji.
Odbiorca takiej wiadomości musi więc jeszcze raz wysłać ją do pozostałych dodanych wcześniej osób. Według moich angielskich klientów to jeden z najbardziej irytujących grzechów, które Polacy popełniają, pisząc e-maile w języku angielskim.
6. Zwlekanie z odpowiedzią lub brak odpowiedzi
Jeśli naprawdę nie masz czasu, napisz tylko te 27 słów:
Tom
Sorry for my slow reply, we’re very busy with a production issue right now. I will come back to you as soon as I can.
Jan
Moi brytyjscy klienci po pierwszym spotkaniu z partnerami z Polski, które przebiegło w miłej atmosferze, bardzo często mówią, że dostali wiadomość zwrotną po dwóch tygodniach. Jeżeli nie odpowiemy w ciągu dwóch dni, to dla Anglika znak, że nie jesteśmy zbyt zainteresowani współpracą. To po co było to spotkanie?
7. Przekazywanie e-maila dalej, bez poinformowania o tym nadawcy
Tysiące razy moi brytyjscy klienci wspominali, że wysłali wiadomość Polakom i czekali na odpowiedź. Po dwóch tygodniach oczekiwania postanowili wreszcie zadzwonić.
– O, przepraszam – słyszą zazwyczaj po drugiej stronie. – Przekazałam maila koleżance z innego oddziału. Powinna odpowiedzieć.
Dlaczego w takim razie nadawca maila nie otrzymał tej informacji, żeby spokojnie mógł czekać lub przypomnieć się tej drugiej osobie?
8. Piszesz maila a możesz zadzwonić
Polacy bardzo często wysyłają maila wtedy, kiedy mogą zadzwonić. Owszem wysłanie wiadomości ma swoje zalety, np. zajmuje mniej czasu, ale mam wrażenie, że Polacy czasami unikają sytuacji, w których muszą rozmawiać z obcymi ludźmi.
A przecież kiedy słuchamy rozmówcy, stylu rozmowy, tonu głosu, dostajemy o wiele więcej informacji o intencjach potencjalnego partnera czy klienta. Znalazłem się kiedyś w sytuacji, w której brytyjska firma nie zapłaciła na czas polskiemu klientowi. Polska firma wysyłała mnóstwo wściekłych maili (co było uzasadnione), ale w takich sytuacjach polecam chwycić za telefon. Bezpośrednia rozmowa zawsze przynosi lepsze rezultaty.
[Patrick Ney jest brytyjskim przedsiębiorcą. Pracował w Ambasadzie Brytyjskiej i Brytyjsko-Polskiej Izbie Handlowej, pomagał brytyjskim firmom wejść na rynek polski. Jest miłośnikiem polskiej historii i kultury.]
